近日,山东省费县流苏核韵乡村振兴示范区(牛角峪)村内汪塘沟渠生态提升项目完成电子一键归档,这是临沂市首例数字化归档项目,标志着费县彻底解决了纸质档案纸张成本高、整理归档难、查询效率低三大难题,提升了公共资源交易档案集约化建设管理水平,为各方交易主体带来了极大的便利。
程电子化档案通过业务系统自动推送至电子档案系统云端存储,实现了档案系统与业务系统的无缝对接、云端可查。简单易学,操作简单,工作人员只需一键点击“档案刻录”后,交易全流程电子化档案与音视频档案一次性完整自动刻录,生成档案唯一标识的条形码,连同项目名称、项目编号、归档时间等信息打印至光盘表面,扫描条形码即完成档案入库操作。
规范管理,一标一档。实行“一标一档”入柜原则,每个项目电子档案分标段及时立卷归档,专人结对跟踪项目中标通知书和在线合同签订,在开评标音视频存储期内完成归档,确保项目档案的真实性、完整性、安全性和有效性。交易中心人员不定期对电子档案软硬件系统全面细致检查,发现问题,及时解决。
自动索引,精准查档。项目归档完成后,自动生成索引目录,档案查询机录入项目相关信息后,精准定位档案所在位置,自动记录借阅归还痕迹,为借阅者提供完整的公共资源交易项目全过程信息链,实现档案高效利用,进一步提升交易中心档案管理能力和效率。
下一步,费县将继续探索档案数字化建设和应用,实现多次招标项目、远程异地评标项目的一键归档,将合同公示、变更等交易末端流程纳入一键归档内容。逐步完善线上调阅审批流程,实现交易档案网络化调阅,打造全市公共资源交易数字化档案建设的新标杆。